Arbeiten 4.0: Digitalisierung und Homeoffice bei der ACD Elektronik GmbH
Schon lange vor der Corona Pandemie startete die ACD die digitale Transformation mit der Umsetzung wichtiger Projekte zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse.
Die mit der Corona Pandemie einhergehenden Umstände und Vorschriften bestätigten uns in unseren Bemühungen auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Ein Meilenstein der Digitalisierungsstrategie der ACD Elektronik war bereits 2018 die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Ziel war es, zum einen ein Tool einzuführen, welches eine digitale, rechtskonforme Ablage unserer Dokumente gewährleisten kann und zum anderen in der Lage ist, unsere internen Abläufe digital per Workflow abzubilden. Mit der Einführung und dem Ausrollen des Dokumentenmanagemensystem in allen kaufmännischen Bereichen konnten wir alle relevanten Prozesse erfolgreich digitalisieren und automatisieren. Beispiele hierfür sind digitale Freigaben von Rechnungen oder Bestellungen, sowie der elektronische Versand dieser Dokumente zum Kunden oder Lieferanten. Des Weiteren werden eingehende Dokumente wie z. B. Eingangslieferscheine oder Dokumente zu Serviceaufträgen, wie auch intern generierte Dokumente für Bestellungen oder Rechnungen schnell, einfach und digital abgelegt.
Grundlage für die reibungslose digitale Abbildung war die Integration des Dokumentenmanagementsystems in unser bestehendes ERP System. Die Verknüpfung der beiden Softwarelösungen ermöglicht es dem Nutzer, alle relevanten Dokumente des aktuellen Prozessschritts einzusehen, egal in welchem der beiden Systeme sich der Nutzer bewegt. Dies steigert sowohl die Transparenz als auch die Produktivität, was ein wesentliches Ziel des Projekts war. Ferner werden durch den minimierten Papierverbrauch wertvolle Umweltressourcen geschont.
Reibungsloser Start ins Homeoffice
Mit dem Beginn der Pandemie im Jahr 2020 konnten wir aufgrund dieser Vorkehrungen allen Büromitarbeitern/innen einen reibungslosen und schnellen Start im Homeoffice ermöglichen, ganz ohne jegliche Einschränkungen für den laufenden Betrieb. Diesen „neuen Alltag“ wollten wir als Chance nutzen, um einen weiteren Schritt in Richtung moderner Arbeitsplatz zu gehen. Die Homeofficeregelungen sind seit 2022 fest im Unternehmen etabliert und werden auch zukünftig bestehen bleiben. Die vergangenen Monate haben bereits bewiesen, dass unser Unternehmen mit den bestehenden Homeofficeregelungen weiterhin effizient und erfolgreich arbeitet und dank Video-Telefonie kommt auch der Austausch sowie der Teamgedanke zwischen den Mitarbeiter/innen nicht zu kurz. Wir sind davon überzeugt, dass dies der richtige Weg ist, um den Mitarbeiter/innen auch zukünftig ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten.
